„Ką iš tikrųjų galima automatizuoti?“ - dažniausias klausimas, kurį girdime. Lengviausia atsakyti konkrečiais pavyzdžiais. Žemiau - septyni realūs procesų automatizavimo atvejai, kokius dažniausiai diegiame augančiose Lietuvos įmonėse, su žingsniais ir nauda. Kiekvienas jų atitinka keturis kriterijus: pasikartoja, atima laiką, turi aiškias taisykles ir mažai išimčių.
Kuriuos procesus verta automatizuoti
Geras automatizavimo kandidatas turi keturis požymius: pasikartojimą, didelį laiko sąnaudą, aiškias taisykles ir mažai išimčių. Jei procesas atitinka visus keturis, jis dažniausiai grąžins naudą greitai ir su maža rizika.
Toliau einantys pavyzdžiai surikiuoti pagal tai, kaip dažnai jie pasitaiko ir kaip greitai duoda rezultatą. Jei tai jūsų pirmas projektas, rinkitės iš pirmų trijų.
1. Užsakymų apdorojimas
Užsakymas iš el. parduotuvės automatiškai patenka į apskaitą ir sandėlį - be rankinio suvedimo ir dvigubo darbo. Tai vienas dažniausių ir greičiausiai atsiperkančių pavyzdžių.
Eiga atrodo taip: gaunamas naujas užsakymas → patikrinamas adresas, likutis ir apmokėjimas → sukuriama sąskaita ir rezervuojamas likutis. Jei kažkas neatitinka, procesas sustabdomas ir pažymimas žmogui. Nauda - pašalinamas dvigubas suvedimas tarp parduotuvės ir apskaitos bei sumažinamos klaidos, kurios kitaip pastebimos per vėlai.
2. Gautų sąskaitų suvedimas
Gautos sąskaitos nuskaitomos, sutikrinamos su užsakymais ir suvedamos į apskaitos sistemą - nebe iš popieriaus ranka. Čia ypač pravartus dirbtinis intelektas, nes sąskaitos ateina skirtingų formų.
Eiga: nuskaitoma PDF sąskaita → ištraukiami duomenys (tiekėjas, suma, PVM) → sutikrinama su užsakymu → suvedama į apskaitą, neatitikimai pažymimi. Tai vienas tų atvejų, kur rankinis darbas atima daug valandų ir lengvai sukelia klaidų, todėl automatizavimo nauda akivaizdi.
3. Sandėlio ir CRM sinchronizacija
Likučiai ir klientų duomenys nuolat sutampa visose sistemose - be eksportų ir „kuri lentelė teisinga“ klausimų. Šis pavyzdys ypač aktualus, kai prekyba vyksta keliais kanalais.
Eiga: likučiai sinchronizuojami iš sandėlio į parduotuvę → atnaujinami klientų įrašai CRM → įspėjama, kai likutis krenta žemiau ribos. Nauda - pašalinami rankiniai eksportai ir neatitikimai tarp sistemų, o komanda dirba su patikimais duomenimis realiu laiku.
4. Klientų užklausų nukreipimas
Užklausos iš el. pašto ir formų automatiškai suskirstomos, priskiriamos atsakingam žmogui ir paruošiami atsakymų juodraščiai. Tai pavyzdys, kuriame DI klasifikacija sutaupo daug rutininio rūšiavimo.
Eiga: gaunama užklausa → suklasifikuojama (pardavimai, aptarnavimas, kita) → priskiriama atsakingam žmogui → paruošiamas atsakymo juodraštis. Žmogus peržiūri ir patvirtina, todėl kokybė išlieka, o reakcijos laikas trumpėja.
5. Periodinių ataskaitų rengimas
Ataskaitos, kurias kažkas kas savaitę renka ranka, gali būti suformuojamos automatiškai. Duomenys surenkami iš kelių sistemų, suvedami į vieną lentelę ar skydelį ir išsiunčiami nustatytu laiku.
Eiga: pagal tvarkaraštį surenkami duomenys iš apskaitos, parduotuvės ir CRM → suformuojama ataskaita → išsiunčiama atsakingiems žmonėms. Nauda - pašalinamas pasikartojantis duomenų rinkimas ir užtikrinama, kad visi mato tuos pačius skaičius.
6. Naujų klientų įvedimas
Kai pasirašoma sutartis ar užsiregistruoja naujas klientas, dažnai reikia atlikti tą pačią žingsnių seką: sukurti įrašą CRM, paruošti dokumentus, išsiųsti pasveikinimą. Šią seką galima automatizuoti.
Eiga: gaunamas naujas klientas → sukuriamas įrašas CRM → suformuojami pradiniai dokumentai → išsiunčiamas pasveikinimo laiškas su tolesniais žingsniais. Nauda - nuoseklus, vienodas įvedimo procesas be praleistų žingsnių.
7. Priminimai ir terminų sekimas
Apmokėjimų, sutarčių pratęsimų ar užduočių terminai dažnai praleidžiami todėl, kad kažkas pamiršo. Automatizuota sistema seka datas ir laiku išsiunčia priminimus.
Eiga: stebimos datos sistemose → artėjant terminui suformuojamas priminimas → išsiunčiamas atsakingam žmogui arba klientui. Nauda - mažiau praleistų terminų ir vėluojančių apmokėjimų be rankinio sekimo.
Kaip pasirinkti pirmąjį procesą
Iš šių pavyzdžių pasirinkite tą, kuris jūsų komandoje atima daugiausia laiko ir turi aiškiausias taisykles. Pradėkite nuo vieno proceso, o ne nuo kelių iš karto - taip rezultatą pamatysite greitai ir su mažiausia rizika.
Prieš pradedant verta suprasti platesnį vaizdą: kaip apskritai veikia verslo procesų automatizavimas dirbtiniu intelektu ir kokie įrankiai jį palaiko. Orientacinį metinį sutaupymą savo atvejui galite pasiskaičiuoti su sutaupymo skaičiuokle, o konkretų planą - gauti užsisakę nemokamą proceso auditą.